Ingin Jadi Admin? Ini Tugas Administrasi Umum yang Harus Diketahui

Berminat jadi admin? Ini dia tugas administrasi umum yang harus diketahui. Baik untuk perusahaan, bank, rsud, keuangan dan lembaga sekolahpun harus tau apa saja tugasnya dan skill yang dibutuhkan.

Tugas Administrasi Umum

Salah satu posisi yang biasanya diincar dalam pekerjaan khususnya perkantoran adalah posisi administrasi umum. Posisi ini memang posisi yang menjanjikan, juga bisa dibilang tahapan dari jenjang karir yang lebih baik dibanding staf-staf di bawahnya.

Tentu saja untuk menjadi seorang admin Anda harus memiliki track record yang baik atau memang mempunyai latar belakang pendidikan yang menunjang ke sana.

Nah, sebelum benar-benar terjun dan melamar di perusahaan untuk menjadi admin, alangkah baiknya jika Anda lebih dulu mengetahui apa saja sih, tugas administrasi umum yang digeluti setiap hari? Simak ulasan di bawah ini sampai selesai, ya!

Tugas yang Kompleks dan Tidak Mudah

Menjadi seorang admin tentu merupakan sebuah tanggung jawab yang tidak bisa disebut mudah. Kalau dilihat dari tugasnya saja, admin mengemban tugas yang kompleks. Jangan salah, yang akan Anda tangani nanti bukan hanya urusan berkas-berkas saja, lho! Anda sebagai admin juga harus memikirkan sumber daya yang dimiliki kantor, apakah benar termanfaatkan dengan baik oleh para karyawan atau tidak. Begitu juga dengan sumber daya manusianya, menguasai benar dengan fasilitas yang diberikan atau tidak.

Selain itu, tugas administrasi umum juga meliputi melakukan pendekatan dengan para staf yang lain. Karena seorang admin pasti akan bekerja dan bersinggungan dengan masing-masing bagian defisi sehingga harus menjalin hubungan yang baik. Admin juga tentunya harus melakukan perekapan data, juga mengorganisirnya secara terstruktur.

Nah, di atas merupakan tugas secara menyeluruh dari seorang admin. Untuk tugas khusus atau tugas intinya juga ada lho, berikut ulasannya!

Menerima Panggilan Telepon

Salah satu tugas seorang admin adalah dalam bidang telekomunikasi yang satu ini. Admin memang yang paling berurusan dan bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dari luar.

Admin juga yang nantinya akan menghubungkan panggilan tersebut kepada siapa panggilan itu ditujukan. Ini biasanya berlaku di perusahaan kecil sampai menengah. Karena, di perusahaan besar panggilan telepon ini akan langsung ditangani Customer Service.

Selain itu, tugas administrasi umum juga sebagai orang yang menghubungkan antara kantor dengan relasi bisnis atau klien. Hubungan ini tentu saja untuk urusan bisnis kantor, dan sebagainya. Seorang admin lah yang biasanya akan mewakili kantor.

Membuatkan Agenda

Ini juga merupakan tugas dari seorang admin. Biasanya, setelah menjawab panggilan telepon dari klien, ada saja klien yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Selain admin yang harus menghubungkannya dengan divisi yang bersangkutan, admin juga harus membuatkan agenda untuk pertemuan tersebut.

Namun, hal ini tidak bisa dilakukan sendirian saja. Admin juga harus bekerja sama atau setidaknya bertanya dengan pimpinan perusahaan atau divisi bersangkutan tentang jadwal mereka. Hal ini akan menghindarkan dari berbenturannya jadwal satu dengan yang lainnya. Karena itu, seorang admin haruslah komunikatif.

Mengentri Data-data Perusahaan

Tugas administrasi umum yang satu ini membutuhkan ketelitian dan kecermatan. Menjadi seorang admin memang harus memiliki berbagai skill yang kompleks, ya. Mengentri atau merekap data merupakan tugas utama seorang admin. Baik itu data-data yang masuk dari klien, data rekapan bulanan, dan sebagainya. Untuk itu, ketelitian mendalam sangat diperlukan terutama dalam mengurutkan alamat, nomor telepon dari kantor-kantor klien supaya mudah dicari.

Tenang saja, dalam hal ini seorang admin tidak bekerja sendirian. Jika dalam perusahaan tersebut sudah ada divisinya sendiri-sendiri, admin hanya tinggal mencatat hasil akhir rekapannya saja. Misalnya untuk divisi gudang, berarti tugas Anda hanya harus berkoordinasi dengan bagian divisi yang mencatat semua rekap, dan membuat rekapan globalnya dengan divisi yang lain di dalam tugas rekapan Anda.

Pengarsipan Data

Tugas administrasi umum selanjutnya adalah melakukan pengarsipan data kantor. Mulai dari data dokumen sampai data-data lainnya haruslah diarsip supaya menjadi terorganisir dan mudah dicari.

Pengarsipan ini pun dilakukan berkala, biasanya ada arsip per bulan. Nanti, di akhir tahun akan ada pembukuan yang merupakan bentuk dari pengarsipan per bulan yang diglobalkan. Nah, dengan demikian seluruh dokumen akan tertata rapi dan mudah dicari berdasarkan bulan juga tahunnya.

Itulah beberapa di antara tugas seorang admin di dalam kantor. Mengingat tugasnya yang begitu banyak dan vital, tidak heran kalau seleksi untuk menjadi admin termasuk ketat untuk sebuah kantor, ya. Biasanya, perkantoran akan menetapkan syarat-syarat tertentu seperti harus memiliki latar belakang pendidikan administrasi perkantoran, perempuan, dan single.

Apa saja syarat menjadi administrasi umum?

Selain itu, beberapa kantor juga mempertimbangkan pendidikan terakhir calon adminnya untuk menempati kantor mereka. Ada yang mengizinkan D2 Administrasi Perkantoran, tapi jika kantor sudah termasuk bonafit, biasanya minimal pendidikan adalah S1 Administrasi karena tugas administrasi umum yang memang memerlukan skill dan kemampuan tinggi.

Prospek Menjadi Admin

Apakah ke depannya admin perkantoran ini berprospek bagus? Tentu jawabannya adalah iya. Karena, seperti yang diketahui, perkembangan industri di Indonesia semakin pesat.

Sekarang ini banyak sekali perusahaan-perusahaan start up yang berkembang di tanah air, dan tentunya membutuhkan jasa seorang admin di setiap kantornya. Mengingat hal ini, tentu peluang untuk menjadi seorang admin sangat tinggi untuk ke depannya. Karena itu, tidak ada salahnya bagi Anda yang saat ini sedang bingung mencari jurusan apa di kuliah, ambil saja jurusan Administrasi Perkantoran.

Kelebihan lain yang ditawarkan dengan menjadi seorang admin adalah salary atau gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan staf-staf lainnya. Karena tugas administrasi umum yang juga banyak dan menuntut banyak keahlian, maka gaji untuk admin biasanya adalah di atas dari gaji staf di bawahnya pada umumnya. Untuk itu, memang tidak perlu diragukan lagi jika Anda ingin menjadi seorang admin dalam sebuah kantor.

Pengalaman menjadi seorang admin juga akan dihargai berbagai perusahaan lain jika saja suatu saat Anda ingin pindah kerja dan mencari suasana baru. Perusahaan lain yang melihat CV dan pengalaman Anda sebagai admin tentu akan lebih menghargai hal tersebut. Bisa juga Anda ditempatkan lagi menjadi admin perusahaan tersebut karena pengalaman yang telah Anda tuliskan di CV.

Seorang admin haruslah komunikatif dan bisa mendengarkan keluhan dari para staf di bawahnya, karena biasanya admin juga akan menjadi penghubung antara staf lain dengan atasan.

Apabila ada masalah yang bersangkutan dengan kinerja, atasan Anda tentulah akan mencari admin sebagai orang pertama yang ditanyai. Tugas administrasi umum yang satu ini memang tidak diterangkan secara tertulis, namun biasanya akan sangat berpengaruh. Admin yang baik akan disenangi seluruh staf yang lain, juga oleh atasan.

Nah, itu dia ulasan mengenai tugas administrasi umum di perkantoran. Bagaimana, setelah tahu apakah Anda semakin tertarik untuk menjadi seorang admin? Semoga bermanfaat!