Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi (Gudang, Toko, Keuangan, Sosmed dan Lain-Lain), Sebelum mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab Administrasi, Anda harus tahu apa pengertian dari Administrasi sendiri.
Administrasi berasal dari Bahasa Latin, dari kata ‘Ad’, ‘Ministrare’ dan ‘intensif’. Jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia artinya adalah memenuhi dan melayani.
Sementara untuk pengertian luasnya, Administrasi adalah kegiatan perencanaan (planning), penyusunan (organizing), pengarah (Directing), koordinasi (coordinating), penyampaian (reporting), keuangan (budgeting) hingga pengadaan tenaga kerja (staffing).
Tugas dari seorang administrator banyak sekali, dan tugas-tugas mereka tidak selalu sama karena Administrasi dibagi menjadi beberapa jenis. Namun secara umum, berikut ini adalah beberapa tugas umum dari seorang staff administrasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Secara Umum
Seorang staff Administrasi cukup melakukan kegiatan service kantor, menyediakan sarana, service administrasi perkantoran sesuai dengan ketetapan yang berlaku di perkantoran. Adapun tugas administrasi umum adalah sebagai berikut:
Tugas:
- Mengarsip data dan dokumen supaya dapat terorganisir dengan baik
- Merekap atau entri data-data konsumen yang pernah bekerja sama atau loyal dengan perusahaan
- Memiliki wewenang membuat agenda atau kegiatan kantor seperti membuat janji dengan perusahaan lain
- Menerima panggilan telepon, jadi seorang staff Administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
- Mempersiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja
- Memastikan persediaan alat tulis kantor
Tanggung Jawab:
- Mengatur kelancaran serta keakuratan data penjualan dan data tagihan
Selain tugas dan tanggung jawab Administrasi secara umum seperti yang dijelaskan di atas, profesi ini masih dibagi-bagi lagi ke dalam beberapa sektor.
Hal ini lah yang membuat staff Administrasi memiliki tugas yang berbeda-beda.
Tugas Administrasi Menurut Jenis Sektor yang ditempati
Tugas Staff Administrasi Gudang
- Merekap semua data pemesanan barang
- Bertugas memesan barang
- Mempelajari trend sales
- Memeriksa jumlah stok barang dalam gudang
- Mengklaim pembayaran masuk dan keluar
Tugas Staff Administrasi Toko
- Memasukkan data penjualan yang dilakukan oleh pihak sales
- Membuat laporan penjualan secara berkala seperti keinginan dari pemilik toko
- Menerima dan menjawab panggilan yang masuk ke toko
- Membuat laporan rutin tentang apa saja persediaan yang ada di toko
Tugas Staff Administrasi Sosial Media
- Berkomunikasi dengan calon pembeli, baik lewat chat maupun panggilan
- Melakukan evaluasi pada kecenderungan followers
- Membuat dan merancang konten (gambar, video dan tulisan) untuk diupload ke media sosial
- Mengelola dan menjaga kerahasiaan password
Tugas Staff Administrasi Produksi
- Mengumpulkan data hasil produksi lalu memprosesnya
- Melakukan kontrol kesesuaian pada proses produksi dengan data yang tertulis
- Menyusun shift kerja operator
- Memastikan jam lembur operator produksi sesuai dengan apa yang tertulis
Tugas Staff Administrasi Keuangan
- Mengurus berbagai surat berharga, misalnya cek
- Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan
- Membuat perencanaan keuangan. Staff Administrasi mengatur darimulai penerimaan, pengeluaran, pembayaran dan peminjaman
- Membuka rekening tabungan lalu menentukan setoran kemudian menangani pembayaran wajib
Tugas Staff Administrasi Bank
- Melakukan berbagai hal kegiatan administrasi, seperti: rekap data, input data dan dokumentasi
- Melaksanakan kegiatan yang melayani kantor, menyediakan layanan, dan layanan administrasi perkantoran
- Berkontribusi dalam kegiatan audit
- Mengurus dokumen dan sistem data yang ada pada Bank
Tugas Staff Administrasi Marketing
- Mencatat alamat pengiriman dan nama ekspedisi yang ada di negara itu
- Mencatat semua nama barang yang mau dikirimkan
- Dan mencatat informasi-informasi dari barang tersebut, meliputi: berat, jumlah barang, dan total modal wajib yang harus dibayar
- Menyerahkan nota penjualan kemudian mengarsipkan bukti tanda tangan yang sudah customer terima
Baca juga: Tugas Staff Administrasi Finance
Itulah berbagai tugas dan tanggung jawab Administrasi dari berbagai sektor dari yang umum di perkantoran, sosial media, gudang, produksi, bank hingga marketing.
